Положение о представительстве иностранной организации в Республике Беларусь, именуемое в дальнейшем Положение, является документом, утверждаемым иностранной организацией, открывшей представительство, который регламентирует деятельность представительства на территории Республики Беларусь.

Положение предоставляется в исполком по месту нахождения представительства (далее также регистрирующий орган). Даже в случае, если открытие представительства осуществлялось по “старым” правилам Министерством иностранных дел Республики Беларусь.

Срок такого предоставления установлен только относительно изменения места нахождения Представительства и составляет десять дней (см. п. 15 Положения о порядке открытия и деятельности в Республике Беларусь представительств иностранных организаций).

В настоящее время регистрирующий орган не производит никаких отметок на самом Положении, которые бы подтверждали его принятие (регистрацию). Поэтому рекомендуется заручиться доказательством вручения регистрирующим органом соответствующих документов. При отправке документов по почте, необходимо пользоваться заказной корреспонденцией с уведомлением о вручении.

Как утверждается положение о представительстве?

Порядок утверждения Положения регулируется корпоративным право страны, где учреждена иностранная организация. Во избежание коллизий рекомендуется включить в доверенность лица, подписывающего Положение, также полномочия и на утверждение Положения.

Для принятия Положения в регистрирующем органе правоустанавливающим будет являться факт подписания Положения уполномоченным лицом. Это может быть указанный в выписке руководитель иностранной организации, либо лицо, уполномоченное надлежащим образом удостоверенной доверенностью (необязательно руководитель представительства).

При подписании Положения уполномоченным лицом на основании доверенности заверять его у нотариуса или ставить печать не нужно. Если Положение подписывает руководитель иностранной организации, то необходимо скрепить его подпись и, при наличии, печатью данной организации. Доверенность, дающая полномочия утверждать и подписывать Положение, обычно удостоверяется в государстве по месту регистрации иностранной организации.

В таком случае, данная доверенность должная быть легализована (апостилирована или легализована в консульском порядке), а также переведена на один из государственных языков Республики Беларусь. Доверенности, выданные в Российской Федерации, не требуют легализации.

В каких случаях требуется вносить изменения?

Законодательство Республики Беларусь предписывает вносить изменения в Положение о представительстве только по вопросу изменения места нахождения Представительства либо смены наименования головной организации. Однако, это не означает, что по иным вопросам изменения и дополнения не могут осуществляться по инициативе самой иностранной организации.

Среди обстоятельств, которыми могут быть обусловлены изменения в положение о представительстве, следует назвать следующие: изменение реквизитов иностранной организации, компетенции руководителя представительства, целей деятельности представительства. Данный список неполон, не нарушая законодательство Республики Беларусь можно вносить изменения по любым вопросам, отражённым в Положении.

Какие документы предоставляются в регистрирующий орган?

В регистрирующий орган необходимо предоставить один надлежащим образом подписанный и утверждённый экземпляр Положения, а также заявление произвольной формы, подписанное руководителем представительства либо иным уполномоченным ликом (с приложением оригинала или нотариально удостоверенной копии доверенности).

В заявлении следует указать актуальные контактные данные лица, которое занималось внесением изменений, а также краткое изложение обстоятельств, в связи с которыми вносятся изменения. Подходящую форму заявления о внесении изменений можно найти на сайте соответствующего регистрирующего органа в разделе, посвящённом иностранным представительствам. Государственная пошлина за принятие изменений в положение о представительстве не взимается.