Registro de una oficina de representación de una organización extranjera en Bielorrusia

Registro de representación: información introductoria.

Comenzando a considerar un tema como el registro de una oficina de representación, me gustaría dar una definición de la oficina de representación de una organización extranjera. La oficina de representación de una organización extranjera en la República de Bielorrusia tiene las siguientes características:

• es una división separada de esta organización;
• Se encuentra en el territorio de la República de Bielorrusia;
• actúa sobre la base de un permiso (en bielorruso, "dazvol") obtenido en los órganos territoriales del Ministerio de Justicia de la República de Belarús.

En sus actividades, la oficina de representación, además de la legislación de la República de Belarús, se guía por la disposición sobre la representación aprobada por la organización matriz. La oficina de representación está encabezada por el "jefe de la oficina de representación" / "director de la oficina de representación", que actúa sobre la base de un poder notarial.

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Actualmente, una oficina de representación de una organización extranjera no tiene derecho a participar en actividades empresariales en la República de Belarús. Este es el hecho principal que debe tenerse en cuenta al decidir abrir una oficina de representación. En consecuencia, no puede recibir el producto de la venta de bienes, obras y servicios directamente en su cuenta abierta en un banco bielorruso. Registrar una empresa en Bielorrusia es aquí una opción para un inversor extranjero.

Las tareas principales de abrir una oficina de representación de este tipo serán varias tareas técnicas. Actualmente, la legislación permite los siguientes propósitos para los cuales se puede abrir una oficina de representación:

• asistencia en la aplicación de tratados internacionales de la República de Belarús sobre cooperación en el ámbito del comercio, la economía, las finanzas, la ciencia y la tecnología, etc.
• estudio de mercados de bienes y servicios de la República de Belarús;
• explorar oportunidades de inversión en la República de Bielorrusia;
• creación de organizaciones comerciales con participación de inversores extranjeros;
• venta de boletos y reserva de asientos para compañías de transporte aéreo, ferroviario, terrestre y marítimo;
• Otras actividades socialmente útiles.

¿Es necesaria una oficina de representación en Bielorrusia para que una empresa extranjera opere a través de un establecimiento permanente a efectos fiscales?

También debe decirse que la presencia de una oficina de representación no es una condición para que una organización extranjera lleve a cabo actividades económicas en el territorio de la República de Belarús. Por lo tanto, no es necesario abrir una oficina de representación en la República de Bielorrusia de una organización extranjera. Que planea actuar como contratista para la construcción de instalaciones en la República de Bielorrusia (ver contratista ruso para la construcción de instalaciones en la República de Bielorrusia).

A los efectos del pago de impuestos como organización extranjera con establecimiento permanente en el territorio de la República de Bielorrusia, es necesario registrarse ante las autoridades fiscales de la República de Bielorrusia. La representación discutida en esta publicación de blog no está relacionada con la representación a efectos fiscales.

Paso 1. Determine la ubicación de la representación.

En primer lugar, la oficina de representación debe estar ubicada en el territorio de la República de Bielorrusia. Locales no residenciales adecuados para fines administrativos con un área de aproximadamente 4,5 metros cuadrados. metros Sin embargo, 4,5 metros cuadrados. metros es el área mínima que le permite proporcionar un lugar de trabajo para un solo empleado con una computadora. Para actividades operativas completas usualmente requieren un área grande. Los abogados recomiendan recibir una carta de garantía del propietario del local.

A diferencia de una entidad legal recién creada, el registro de una oficina de representación extranjera en una dirección legal sin ubicación puede crear algunos inconvenientes en el futuro. El cambio de la dirección legal de la oficina de representación estará asociado con la aprobación del nuevo reglamento en la oficina de representación. Además, la oficina de representación deberá cambiar de forma independiente la autoridad de registro dentro del plazo establecido por la ley. Excepto cuando la nueva dirección legal se encuentra en la misma área.

Paso 2. Desarrollamos y aprobamos la prestación de representación.

El organismo de una organización extranjera autorizado para tomar una decisión sobre la apertura de una oficina de representación en Belarús se determina sobre la base de la ley del lugar de establecimiento de una organización extranjera. El reglamento sobre la oficina de representación se desarrolla sobre la base, en primer lugar, de las normas de la legislación de la República de Bielorrusia y, después de la aprobación de la autoridad competente de la empresa matriz, está firmado por el jefe de la organización extranjera o por un representante autorizado. El registro de una oficina de representación implica la elaboración y aprobación de una disposición sobre una oficina de representación como paso obligatorio.

Paso 3. Emitimos poderes para el registro de la oficina de representación.

El jefe de la oficina de representación, como la sucursal, actúa sobre la base de un poder notarial. El poder notarial debe estar certificado por un notario. Y, si no se emite en Bielorrusia, legalice adecuadamente. El método de legalización puede variar según el régimen contractual entre Bielorrusia y el país en cuestión.

Actualmente, solo los documentos emitidos por organismos estatales y notarios de la Federación Rusa se reconocen sin legalización.

Los poderes notariales deben cubrir la funcionalidad necesaria para el jefe de la oficina de representación. Esto incluye, entre otros, los siguientes poderes:

• implementación de la gestión operativa de la oficina de representación;
• firma de contratos;
• Negociación;
• empleo de empleados de la oficina de representación;
• apertura de cuentas bancarias y disposición de activos tangibles.

¡Importante! Las facultades del titular de la oficina de representación indicadas en el poder deberán coincidir con las facultades del titular de la oficina de representación indicadas en el reglamento. Es aún más importante que el nombre de su puesto coincida.

Además, puede autorizar a una persona que no sea el jefe de la misión a abrir una oficina de representación. Por ejemplo, un abogado.

Paso 4. Pagamos la cuota estatal.

Para emitir un permiso para abrir una oficina de representación de una organización comercial, se paga una tarifa estatal de 65 unidades básicas. A partir del 05.06.2022/780/1, es necesario pagar unos 32 euros (XNUMX unidad base - XNUMX rublos bielorrusos).

Es posible pagar la tarifa estatal en moneda extranjera, para lo cual puede encontrar los detalles relevantes en el sitio web de la autoridad de registro. El recálculo en moneda extranjera se realiza a la tasa del Banco Nacional de la República de Bielorrusia el día del pago.

Así, el registro de una oficina de representación es un procedimiento un poco más costoso que, por ejemplo, el registro de una organización comercial. Sin embargo, como muestra la práctica, esto no detiene a las organizaciones extranjeras, un cierto número de organizaciones extranjeras reciben permiso para abrir una oficina de representación cada mes.

Paso 5. Registro de representación en el comité ejecutivo.

Para obtener el permiso, se envían los siguientes documentos a la autoridad de registro:

1. Solicitud de apertura;
2. Un documento que confirma el estado legal de la empresa matriz (por ejemplo, un extracto del registro de comercio);
3.  Poder notarial para el jefe de la oficina de representación;
4.  Un poder notarial para una persona autorizada para llevar a cabo acciones relacionadas con la apertura de una oficina de representación;
5.  Reglamento sobre representación en una copia;
6.  Programa (proyecto) para organizaciones que planean llevar a cabo actividades socialmente útiles;
7.  El documento original que confirma el pago del impuesto estatal.

Los documentos extranjeros deben ir acompañados de una traducción, la autenticidad de la firma del traductor debe estar certificada por un notario.

¡Importante! Si el jefe de la oficina de representación de una organización extranjera es el jefe de esta organización extranjera, que se reflejará en el extracto del registro de comercio. El solicitante no proporciona un poder notarial para la persona especificada.

El plazo para la consideración de documentos es 1 (un) mes.

Los documentos se proporcionan por correo o en persona. Actualmente, el permiso para abrir una oficina de representación se otorga por tiempo indefinido. El permiso puede ser denegado si no se proporcionan los documentos necesarios.

Puede encontrar muestras de algunos documentos requeridos para el registro de una oficina de representación, detalles para pagar la tarifa estatal, así como otra información útil en el sitio web del Comité Ejecutivo de la Ciudad de Minsk.

Paso 6. Registro de una oficina de representación en los organismos fiscales y otros.

A diferencia de una organización comercial, una oficina de representación extranjera no se registra automáticamente al registrarse. Una oficina de representación extranjera está obligada a registrarse con las autoridades fiscales en el lugar dentro de los 10 días hábiles a partir de la fecha de recepción del "diablo". Solo después de recibir un aviso de registro en la oficina de impuestos, el jefe de la oficina de representación puede abrir una cuenta bancaria. También debe registrarse en Belgosstrakh y el Servicio Federal de Seguridad Social.

Registro de una oficina de representación ante las autoridades fiscales.

El procedimiento para registrarse en una autoridad fiscal de organizaciones extranjeras que han recibido permiso para abrir una oficina de representación ha sido determinado por sub. 2.1 P. 2 y P. 3 Art. 66 Código Tributario de la República de Belarús, así como sub. 1.1.4 p. 1.1 Lista unificada de procedimientos administrativos llevados a cabo por agencias gubernamentales y otras organizaciones con respecto a entidades legales y empresarios individuales, aprobada. Resolución del Consejo de Ministros de 17.02.2012 N 156 (en adelante, la Lista Unificada).

El registro se lleva a cabo por la autoridad fiscal en el lugar de la oficina de representación. Los siguientes documentos se presentan para su registro en la oficina de representación:

•  declaración de la forma establecida;
•  original y copia de permiso para abrir una oficina de representación;
•  originales y copias de la normativa sobre representación;
•  el original y una copia del poder notarial al jefe de la oficina de representación;
•  copia del extracto del registro de comercio del país de ubicación de la organización matriz no mayor de 3 meses.

El plazo para la consideración de la solicitud y los documentos presentados es de dos días hábiles, el procedimiento administrativo es gratuito (Sección 1.1 de la Lista Unificada). El documento que certifica el registro de la oficina de representación ante la autoridad fiscal es una notificación de la asignación del número de registro del pagador.

Registro de una oficina de representación en la SPFU.

Las oficinas de representación de entidades jurídicas extranjeras son pagadores de primas de seguro obligatorio. En consecuencia, están obligados a estar registrados en la ciudad, los departamentos de distrito de la FSZN.

El procedimiento de registro se establece en la cláusula 2 del Reglamento, aprobado. Decreto de 16.01.2009 de enero de 40 N 10 "Sobre el Fondo de Protección Social de la Población del Ministerio de Trabajo y Protección Social". La fecha límite para registrar una oficina de representación es de XNUMX días hábiles a partir del día en que presentan su solicitud de registro ante las autoridades FSZN con los documentos necesarios adjuntos.

Para registrarse en la oficina de representación de FSZN, se presentan los siguientes documentos (cláusula 3 del Reglamento N 917):

•  solicitud de registro en la forma determinada por la Junta del Servicio Federal de Empleo;
•  estatuto de la organización matriz;
•  posición en representación;
•  "Dazvol";
•  aviso de registro de impuestos.

La fecha límite para emitir un aviso de registro es de dos días hábiles.

Registro de la oficina de representación en Belgosstrakh.

En el plazo de un mes, calculado a partir del día de su establecimiento, la oficina de representación está obligada a registrarse como titular de la póliza de seguro obligatorio contra accidentes industriales y enfermedades profesionales en el BRUSP de Belgosstrakh (cláusula 5 del Reglamento, aprobada por el Consejo de Ministros de 10.10.2003 N 1294).

Según el párrafo 9 del Reglamento N 1294, las oficinas de representación presentan para el registro una declaración en la forma establecida por el Ministerio de Finanzas de la República de Bielorrusia y una copia del permiso para abrir una oficina de representación. A menudo, para evitar errores, a los empleados de Belgosstrakh también se les pide que proporcionen una copia de la disposición sobre representación.

Paso 7. Abrir una cuenta de una oficina de representación en un banco bielorruso.

Las oficinas de representación están obligadas a abrir cuentas en los bancos de la República de Belarús. La lista de documentos para abrir una cuenta no está establecida por ley. Por lo tanto, los bancos lo establecieron por su cuenta. Te recomendamos que aclares la lista de documentos según el banco que hayas elegido. Sin embargo, en base a la práctica, estamos hablando de la provisión de los siguientes documentos:

•  estatuto de la organización matriz;
•  permiso para abrir una oficina de representación;
• posición en representación;
•  poder notarial para el jefe de la oficina de representación;
•  la decisión de la organización matriz sobre el nombramiento del jefe de la oficina de representación;
•  aviso de registro en la oficina de impuestos.

La presencia de un sello en la República de Bielorrusia no ha sido una obligación desde 2018. Por lo tanto, es posible abrir una cuenta bancaria sin imprimir. Una copia de los documentos generalmente es certificada por el jefe de la misión o notariada. Sin embargo, en algunos casos, el banco puede requerir la provisión de los documentos originales para su revisión. Se puede abrir una cuenta corriente (liquidación) tanto en rublos bielorrusos como en moneda extranjera.

Después de abrir una cuenta en un banco bielorruso, podemos suponer que el registro de la oficina de representación se ha completado. Esto significa que una oficina de representación puede comenzar actividades.

Paso 8. Enviamos información a la autoridad registradora.

Dentro de un mes a partir de la fecha de recepción del dazvol, el jefe de la oficina de representación envía los siguientes documentos a la autoridad de registro:

• lista de personal
• información sobre el registro con las autoridades fiscales y de otro tipo,
• información sobre cuentas bancarias abiertas,
• Datos de contacto de la oficina de representación.

Recomendamos que los jefes de misiones no descuiden esta obligación. Dado que el incumplimiento de los requisitos establecidos por la ley puede tener consecuencias legales negativas para la representación.

Резюме.

La conveniencia de registrar una oficina de representación en la República de Bielorrusia ha disminuido para las organizaciones extranjeras en los últimos años. Desde la prohibición de las actividades empresariales introducidas en su sentido. Sin embargo, esta forma de presencia sigue siendo prestigiosa a los ojos de la comunidad empresarial. También es adecuado para corporaciones extranjeras que necesitan asistencia técnica en Bielorrusia.

Para las empresas extranjeras que necesitan una estructura con derecho a realizar negocios, es adecuada una forma de presencia como entidad legal subsidiaria (dependiente) creada de conformidad con la ley de la República de Bielorrusia.

Esta entidad legal no será una rama en el sentido literal de la palabra. Sin embargo, permitirá que una empresa extranjera haga negocios en Bielorrusia como organización matriz.

Puede obtener más información sobre el registro de una entidad legal subsidiaria en Bielorrusia con participación extranjera en nuestro sitio web en la publicación correspondiente. También puede ponerse en contacto con nosotros individualmente para obtener asesoramiento sobre este tema.

SERVICIOS Y CONTACTOS.

Sobre este tema brindamos los siguientes servicios:

• apoyo para el registro de una oficina de representación de una organización extranjera en la República de Bielorrusia;
• asesorar sobre la elección de la forma óptima para la presencia de un inversor extranjero en la República de Belarús;
• desarrollo de regulaciones sobre representación teniendo en cuenta los requisitos individuales del cliente;
• apoyo a enmiendas y adiciones a la disposición sobre representación;
• liquidación de una oficina de representación extranjera en la República de Belarús.

Para obtener asesoramiento legal profesional, llame al +375291102388 o envíe un correo electrónico a: info@legaltime.by.